もう怒られない!説明下手な上司への上手な対処法

あなたの職場に説明がわかりにくい人はいませんか?
何が言いたいのか分からなくて困ってしまうこと、イライラさせられること、ありますよね。

近所の人と世間話をするだけなら、何となく話を合わせておけば大丈夫かもしれません。
相手が親しい人なら、はっきり「よく分からないんだけど」と言ってしまっても良いかもしれません。

でも仕事の場合は、なかなかそういうわけにもいきません。

  • 話があいまいで、結局何が言いたいのかよく分からない部長さん
  • 仕事の指示が分かりにくい所長さん
  • 話すたびに違うことを言ってくる課長さん
  • 仕事を教えるのが下手な先輩

 

この人達に面と向かって「よく分かりません」と言うのには勇気が要ります。
「もっと分かりやすく説明してください」なんて言ったら、確実に怒られます。

ご本人は分かりにくい説明をしている自覚はないのですから…。
しかも、自分の説明下手を棚に上げて「分からないのは君の理解力が足りないせいだ」なんて言ったりします。

けれど「面倒だから」と、分からないまま放置することは絶対におススメできません。
あとあと、もっと面倒なことになるからです。

説明下手な人には上手に対処して、理不尽に怒られるストレスからスッキリ解放されましょう。

 

上司の説明がわからない時の対処法

説明がわかりにくい人への対処法ポイントは6つです。

  1. 話をよく聞いて、メモを取る
  2. 作業内容を共有する
  3. 「わかりました」は慎重に
  4. 分からないところは必ず確認する
  5. 質問の仕方を工夫する
  6. 完成前にチェックしてもらう

 

1. 話をよく聞いて、メモを取る

とにかく相手の話をよく聞いて、ポイントと思われることをメモします。

「メモなんか取らなくても」
「そのくらい覚えられないのか」
と言われたら、

「大事なお話を聞き逃すと困りますので」
「間違っていると(あなたに)ご迷惑がかかりますので」
と言ってみましょう。

「自分のためではなく、あなたに迷惑をかけないために」という理由を聞いて「ダメ」と言う人は少ないはずです。

メモを取ることで作業内容の確認ができます。
そして、何よりも
「さっき言った」
「そんなこと聞いてません」
というような、不毛なやり取りを防ぐことができます。

メモという証拠が残っていれば、相手が後から違うことを言ってきた時に、
「この内容を、あなたも一緒に確認しましたよね」と見せることができます。
※この言い方だと角が立ちますので、「あれ。さっきはこのようなお話だったと思いますが…」と言いつつ、さりげなくメモを見せる程度にしてくださいね。

 

2. 作業内容を共有する

話を聞き終わったらメモを元に自分で作業内容を整理して、相手にも必ず確認してもらいます。

「私は○月○日までに□□の作業をします。作業内容は●●と◎◎です。これで間違いないですか?」という感じです。

時々、自分でもハッキリ把握できていない状態で仕事をふってくる人がいますので、作業を始める前に内容を共有しておくことが大切です。

そして、この時点で分からないことがあれば、質問してキッチリ解決しておきます。

 

3.「わかりました」は慎重に

説明を聞く時は、「わかりました」という言葉は慎重に使いましょう。
まだわからないことが残っているのに、何となく「わかりました」と言ってしまう人はいませんか?
実はこれ、とても危険なことなのです。

なぜなら「わかりました」という言葉を聞くと、相手は「この人は自分の言ったことをすべて理解している」という印象を持つからです。

 

  • だいたいは理解できたけれど、まだよくわからないところがある。
  • もう少し具体的に詳しく説明してほしいことがある。

そんな時は、
「〇〇についてはわかりましたが、◎◎についてもう少し説明していただけますか?」
このような言い方をおススメします。

自分が何を理解していて、何がまだわかっていないのか、相手にハッキリ伝わるようにするのです。

 

また、説明をしている相手が「わかりましたか?」とあなたに聞いてくる場合もあります。
この場合も、安易に「わかりました」と答えるよりも、

「はい。◎◎は△△ということでよろしいですか?」
このように、返事の中で相手の話の内容を繰り返すようにすると、もう一度確認することができるのでおすすめです。

 

 

4. 分からないところは必ず確認する

何となく作業を始めてしまうと時間ばかり掛かってしまいます。
少し考えて、自分の中である程度イメージが固まってから作業に取りかかることをおすすめします。

実際に作業を始めてみて新たに分からないことが出てきたら、(たとえ細かなことでも)すぐに確認してください。
分からないまま自分の勝手な判断で先に進めるのはトラブルの原因になります。
必ず相手に確認して、疑問を解決してから先に進めてください。

 

5.質問の仕方を工夫する

 

そして、その時の確認の仕方も大きなポイントです。
「○○はどうすれば良いですか?」
「○○は何ですか?」
というような、丸投げの質問は絶対にやめましょう。

丸投げの質問をすると、
「ちゃんと話を聞いていなかったのか」
「自分では何も考えていないのか」
と、怒られる可能性が高いからです。

「念のため確認ですが、〇〇は◎◎して良いですか?」
「念のため確認ですが、〇〇は△△という意味で間違いないですか?」
このように、必ず具体的な形で質問しましょう。

あくまでも「確認」という形で質問することがポイントです。

 

6. 完成前にチェックしてもらう

あまり細かいところまで作りこまないうちに、大枠ができた時点で、いったんチェックしてもらいます。
作業の方向性が正しいか、このまま完成まで進めて良いか確認してもらうのが狙いです。

例えばデータを表にまとめる場合なら表の形式が出来た時点で。
例えば報告書やお知らせなどの文章をまとめる場合は下書きの段階で。

もし間違いや変更点があっても、この時点で修正するならそれほど大変ではないはずです。
途中でチェックしてもらうことで、その後は安心して完成まで作業を進めることができます。

しっかり作りこんでからダメ出しをされたり、怒られたりするのはツライです。
修正することが多ければ、けっきょく作業時間も余計にかかってしまいます。

 

まとめ:説明下手な上司、上手に対処するコツ

 

  1. 話をよく聞いて、メモを取る
  2. 作業内容を共有する
  3. 「わかりました」は慎重に
  4. 分からないところは必ず確認する
  5. 質問の仕方を工夫する
  6. 完成前にチェックしてもらう

以上の6つのポイントに、ほんの少し時間と労力をかけることで、作業の精度はグっと上がります。

結果的に作業時間も短くて済みますし、何よりお互いのストレスを大幅に減らすことができます。
もう理不尽に怒られることはありません。

 

 

ここまで「上司の説明がわからない時の対処法」として書いてきましたが、

  • 誰かと一緒に作業をする場合
  • 誰かに何かを頼まれた場合

こんな時にも、このつ6つのポイントを意識するとスムーズに進めることができそうですね。

 

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みなさま、はじめまして。 「空色かえる」の「あくてぃ」と申します。 2018年からベルリンに住んでいます。かえるのイラストは息子が描いています。