メールが人間関係トラブルの原因に?! 誤解を防ぐポイント

 

あなたはメールを送る時に、書き終わったらそのまま送信していますか?
それとも、読み直して内容をチェックしてから送りますか?

送信ボタンを押す前に、内容をよく確認するように心がけると、誤解や無用なトラブルを避けることができます。

その時に大切なのは、
「自分の伝えたいことが、相手にちゃんと伝わる書き方になっているか?」
「自分がこのメールを受け取ったら、どんな風に感じるか?」
という気持ちで読み直すことです。

誤解・トラブル回避のチェックポイント

次の6つのポイントを意識してみてください。

  1. 誤字脱字
  2. 短い文
  3. 読みやすさ
  4. 情報は足りているか
  5. あいまいな表現
  6. 言葉の行き違い

 

誤字脱字

急いでいて漢字の変換を間違えることは誰にでもあることです。
また、文章の一部をコピーしたり貼り付けたりする時に、文字の重なりや脱字を見落とすこともあります。

特に自分の書いた文章の誤字脱字には気づきにくいので注意が必要です。

 

短い文

文は長くなればなるほど、わかりにくくなります。
一文がなるべく短くなるように心がけて書くと、相手に伝わりやすくなります。

一文が長すぎる例

先日の子供会の打ち合わせの件ですが、いろいろ検討してみましたが、やはり秋祭りの時におみこしで町内を回るのは難しいので、何か違う方法を考えた方が良いという話になりましたので、何か良いアイデアがありましたらお知らせください。ご協力、よろしくお願いします!

一文が短くなるように書き換えた例

先日の子供会打ち合わせの報告です。秋祭りの件です。いろいろ検討してみましたが、やはりおみこしで町内を回るのは難しいという結論になりました。何か違う方法を考えたいので、みなさんからもアイデアを募集したいと思います。ご協力、よろしくお願いします!

 

読みやすさ

句読点は、多すぎても少なすぎても読みにくいものです。

小さな声でも良いので音読してみると良くわかります。
文字を目で追っているだけでは気づかないことが、意外とたくさんあるはずです。

 

情報は足りているか

必要な情報がもれなく書いてあるか確認しましょう。
日付は書いたけれど時間が書いていない。
集まりの内容、日付、時間は書いたけれど、持ち物が書いていない。などなど。

相手が追加の質問をしなくて済むようにチェックしてみてください。
(日付を書く時は、9月10日(月)のように、日付と曜日をセットで書くのがおススメです)

 

あいまいな表現

人はあいまいな表現を見た時、自分に都合の良い方に解釈をするものです。
トラブルの原因になりやすいので、どちらにでも取れるようなあいまいな表現は避けましょう。

<トラブル例 1>

あまり親しくない相手から映画に誘われたとします。
本当は行きたくないけれど、ハッキリ断りづらかったり相手に悪いなと思って、こんな答え方をしていませんか?

「良いですね~。」(でも「行きます」とは書かない)
「機会があれば…。」(でも機会を作るつもりはない)

自分は遠回しに断ったつもりでも、相手も同じように考えるとは限りません。

「一緒に行くと言ってくれた!」
と、自分に都合の良い方に解釈する人もいるのです。

<トラブル例 2>

来年のPTAの役員を頼まれたとします。
はっきり断るのはちょっと…と思って、こんな答え方をしていませんか?

「そうですね…。考えておきます。」(でも「やる」とは書いていない)

これは危険な答え方です。
いつの間にか自分の知らないところで

「〇〇さんが引き受けてくれるらしいよ!」

こんな話になってしまうかもしれません。

自分のためだけでなく相手のためにも、どちらにでも取れるようなあいまいな表現は避けましょう。

 

言葉の行き違い

失礼に感じるポイントには個人差があります。
何気なく使った言葉で相手が気分を害したり、傷ついたり、というトラブルも起こります。

メールでのやりとりは会って話す時とは大きく違います。
お互いの顔の表情も、声の調子も分かりません。

「メールに書かれた文面だけで伝えるので誤解を生みやすい」という意識を持ちましょう。
行き違いが起こらないように注意が必要です。

そのためには、ていねいな言葉を選ぶよう心がけることをお勧めします。

「自分宛てにこのメールが送られてきたら、どう感じるか?」
という気持ちでチェックしてみてください。

 

まとめ:分かりやすい文章でトラブル防止

 

送信ボタンを押す前に、6つのポイントを意識してメールを読み直してみてください。

  1. 誤字脱字
  2. 短い文
  3. 読みやすさ
  4. 情報は足りているか
  5. あいまいな表現
  6. 言葉の行き違い

分かりやすくていねいな文章を書くように心がけると、相手にきちんと伝わります。
きちんと伝われば、ちゃんと返って来ます。

相手にきちんと伝わることは、無用な人間関係のトラブルを防ぐことになるのです。

 

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2018年9月28日

ABOUTこの記事をかいた人

みなさま、はじめまして。 「空色かえる」の「あくてぃ」と申します。 2018年からベルリンに住んでいます。かえるのイラストは息子が描いています。